S krizí přichází nové impulzy pro outsourcing

Co všechno lze zajistit formou outsourcingu?

Jistou dobu se objevovala doporučení, že každá firma má outsourcovat všechno, kromě svého primárního businessu. Tato myšlenka má logiku, v realitě však naráží na některé praktické problémy. Například nemusí být dost kvalitních firem, které pro dané oblasti za rozumnou cenu outsourcing poskytují. V době silného hospodářského růstu řada podnikatelů a manažerů rezignovala na optimalizaci nákladů. Dříve outsourcované pozice obsadila vlastními zaměstnanci, případně byla vytvořena celá oddělení. Z pohledu dnešní krize jde zřejmě o zbytečný luxus. V některých případech může být zajímavé se s dodavatelem dohodnout na převzetí původních zaměstnanců. Vyjde to levněji, než standardní rozvázání zaměstnaneckého poměru pro zrušení pracovního místa.

Typické oblasti vhodné pro outsourcing jsou především:

·      informační technologie

·      účetnictví

·      PR a marketing

·      HR

·      právní agendy

·      provozování call center

·      telemarketing apod.

Výhody a nevýhody outsourcingu

Výhody jasně převažují nad nevýhodami. Mezi hlavní přínosy patří úspora financí. Dodavatelé outsourcingu vytěžují své zdroje naplno (srovnejte například s volnou pozicí mnoha interních IT administrátorů) a rozdělují úhradu svých nákladů mezi více klientů. Smluvní vztahy se řídí obchodním zákoníkem, zákazník má výrazně lepší prostor k tlaku na dodavatele, než má zaměstnavatel vůči zaměstnancům. Dodavatel také nemá nikdy dovolenou ani pracovní neschopnost. Není v odborech, nestávkuje a nepožaduje zvyšování mzdy ani jiné benefity.

Další výhodou outsourcingu je obvykle vyšší kvalita získaných služeb. Pracovníci dodavatele mají širší a aktualizované know how a zkušenosti, získané od více zákazníků. Výše uvedené platí samozřejmě jen v případě, kdy je uzavřena dobrá smlouva.

Mezi nevýhody outsourcingu lze zahrnout otázky spojené s bezpečností a nutností poskytnout cizímu subjektu část důvěrných informací. V některých případech může být na závadu delší reakční doba v případě řešení akutních problémů. To vše je však možné (a doporučené) ošetřit vhodnými smluvními podmínkami.

Jak postupovat při zavádění outsourcingu

1)     Rozhodněte, zda danou oblast chcete řešit pomocí outsourcingu, spočítejte si všechny interní náklady (mzdy pracovníků včetně odvodů, náklady na kancelář, IT atd.). S výslednou sumou budete porovnávat budoucí úspory.

2)     Připravte si popis agendy, kterou chcete vyčlenit. Čím přesnější popis budete mít, tím lépe. Zároveň by vám dobrý dodavatel měl s popisem efektivně pomoci. Včetně inspirace, že by se věci daly dělat jinak, než to u vás bylo doposud zvykem.

3)     Vytvořte seznam několika potencionálních dodavatelů. Ideální je zeptat se svých obchodních partnerů a známých, jaké firmy mohou z vlastní zkušenosti doporučit. Zaměřte se na subjekty, které jsou zhruba stejně velké, jako vaše organizace. U takových lze očekávat nejlepší pochopení problematiky vašeho businessu.

4)     Základem úspěšného projektu je dobrá smlouva. Pokud nemáte možnost takovou smlouvu vytvořit, obraťte se na rozumného právníka. Je také možné požádat důvěryhodného dodavatele o poskytnutí vzoru smlouvy. V neposlední řadě můžete nějakou vhodnou smlouvu okopírovat.

5)     Pošlete poptávku vybraným potenciálním dodavatelům. Pro vyhodnocení nabídek si stanovte jasná kritéria. Všímejte si i „štábní kultury“ materiálů, které vám zájemci o zakázku pošlou. U dodavatelů, kteří projdou do dalšího kola, si zjistěte co nejvíce referencí (například na webu). Zavolejte do dvou či tří náhodně vybraných firem a požádejte je o názor na kvalitu dodávaných služeb.

6)     Vyberte celkově nejlepší nabídku. Zahajte spolupráci. Nezapomeňte průběžně vyhodnocovat, zda rozsah a kvalita dodávaných služeb je v souladu se smlouvou a zda jsou spokojeni vaši zaměstnanci – interní odběratelé. Jednou za čas, nejlépe při ročním výročí smlouvy, přehodnoťte, zda parametry dodávaných služeb stále odpovídají situaci na trhu. Pokud nikoliv, požádejte vašeho dodavatele o patřičné změny.

Základem každého úspěšného projektu outsourcingu je nejen dobrá smlouva, ale především dobrá vůle. Snažte se najít nikoliv dodavatele, ale partnera. I v době krize platí, že dlouhodobě nejlepší strategie je taková, ze které mají prospěch všechny strany.

Martin Kanyza je ředitelem společnosti Digital Resources a.s., která se od poloviny devadesátých let zabývá outsourcingem správy informačních technologií a systémovou integrací. V posledních letech se Digital Resources prosazuje také v oblasti dodávek podnikových informačních systémů (ekonomický software Helios Orange a Helios Green, „víc než CRM“ systém CeMF a manažerské nástroje BNS a MIS CeMF).